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BILANCIO

Istruzioni minime – (28/05/2010) correzione vs. 9.70

AVVIO DELLA PROCEDURA

Dalla Suite IPSOA, lanciare Bilancio ed Analisi di Bilancio.

CREAZIONE GRUPPO

Qualora la creazione dei gruppi sia stata già eseguita lo scorso anno, ignorare questa fase.

MENU: FILE – GESTIONE GRUPPI – NUOVO Inserire un codice (max. 5 caratteri) ed una descrizione e confermare. Scegliere di copiare i dati da un gruppo esistente e scegliere 010 IPSOA. Nella maschera successiva, verificare che import da sia impostato su Ipsoa e sia spuntato il flag Aggiorna descrizioni. Ripetere l’operazione per tanti gruppi quanti sono quelli gestiti in contabilità.

CREAZIONE AZIENDA

MENU: FILE – NUOVO Richiamare la ditta dall’anagrafe unica o inserire nuova ditta compilare obbligatoriamente i campi denom1, cod.fisc., p.iva e forma giuridica ( in caso di persona fisica inserire ex novo i dati ditta).

  1. Dopo aver premuto conferma, scegliere se associare o no l’azienda ad un gruppo;
    • Associare l’azienda ad un gruppo ( es. azienda che già fa parte in contabilità di un gruppo già esistente in bilancio, e comunque per quelle aziende che condividono con il gruppo pdc ):
    • scegliere il gruppo utente da associare;
    • confermare i parametri azienda dopo aver verificato ed impostato, se necessario, come tipo BILANCIO: Gaap italia, il mese chiusura bilancio, Import da : IPSOA
  2. Non associare l’azienda ad un gruppo (scegliere come costruire il piano dei conti):
    • Definire un nuovo piano dei conti: nel caso di piano dei conti non importato da contabilità IPSOA ( ad es. nel caso di piano dei conti importato da file esterno):
      • Inserire il formato del codice e la descrizione del piano dei conti ( il separatore definisce i vari livelli ) :
      • Definire la provenienza dei dati e impostare tipo bilancio GAAP Italia e mese chiusura bilancio.
    • Copiare i dati da un gruppo esistente ( copia il PDC e i raccordi con tra PDC e BILANCIO RICLASSIFICATO):
      • spuntare Tipo UTENTE , e selezionare il gruppo desiderato :
      • definire la provenienza dei dati e impostare tipo bilancio GAAP Italia e mese chiusura bilancio;
    • Copiare i dati da un’azienda esistente ( copia il PDC e i raccordi con tra PDC e BILANCIO RICLASSIFICATO):
      • scegliere l’azienda da cui copiare i dati;

Quindi, definire la provenienza dei dati e impostare tipo bilancio GAAP Italia e mese chiusura bilancio

APERTURA AZIENDA

MENU: FILE – APRI AZIENDA Selezionare l’azienda e scegliere OK.

MENU: FILE – PARAMETRI AZIENDA Verificare ed impostare, se necessario, come tipo BILANCIO Gaap italia, il mese chiusura bilancio, Import da : IPSOA.

CREAZIONE NUOVO PERIODO

MENU: DATI – PERIODI Scegliere NUOVO, indicare il mese e l’anno (es. 12/2008), il periodo precedente, la descrizione (facoltativa), il tipo e confermare. Selezionare il periodo appena creato e scegliere APRI. Utilizzare l’opzione Definitivo a SI, una volta inseriti ed elaborati i dati di bilancio, nel caso si voglia rendere non modificabili i dati contabili e di bilancio del periodo.

IMPORTAZIONE DATI CONTABILI

MENU: DATI – CONTABILI – SITUAZIONE CONTABILE da CONTABILITA’ IPSOA Avviare IMPORT AUTOMATICO, e dopo aver confermato il percorso, verificare che l’intestazione della finestra sia indicato IMPORT AUTOMATICO IPSOA e scegliere ESEGUI. Verificare che il periodo sia corretto e scegliere SFOGLIA. Nella maschera successiva scegliere la ditta utilizzata in contabilità da cui importare i dati e poi APRI. Selezionare eventuali movimenti provvisori da importare ( di norma nessuno ), scegliere IMPORTA e attendere il completamento dell’operazione.

MENU: DATI – CONTABILI – SITUAZIONE CONTABILE Utilizzando il pulsante QUADRATURA verificare la quadratura dei saldi importati.

RACCORDO PIANO DEI CONTI

MENU: DATI – PIANO DEI CONTI – RACCORDO PDC/SCHEMA Selezionare lo schema WK03 (anche per un bilancio abbreviato) e verificare lo stato del raccordo ( lo stato del raccordo è visualizzato in alto nella barra sottostante il nome azienda e il periodo di esercizio).

  • Se il raccordo risulta inesistente, scegliere GENERA RACCORDO;
  • se il raccordo è incompleto, selezionare una qualsiasi voce del PIANO DEI CONTI (lato sinistro della finestra) e poi utilizzando l’icona PRIMA VOCE UTILE DA RACCORDARE (quinta icona della barra immediatamente superiore alla riga dove è riportata la ragione sociale e il periodo di lavoro) individuare la prima voce del piano dei conti che non risulta raccordata. Il raccordo della voce si effettua, una volta selezionata la giusta voce della SCHEMA DI RICLASSIFICAZIONE (lato destro della finestra), utilizzando il trascinamento con il mouse o, in alternativa, utilizzando il pulsante RACCORDA VOCE (terza icona sulla stessa barra di quella precedente).

Ripetere l’operazione fin quando non ci sono più voci da raccordare. Se occorre eliminare il raccordo di una voce erroneamente collegata, individuare la voce nella sezione di destra e utilizzare il pulsante ELIMINA DA RACCORDO (quarta icona). Terminate tali operazioni, premere sul pallino rosso (lato destro della finestra), per salvare il raccordo.

  • Se il raccordo risulta completo :

Si può procedere alla gestione del bilancio riclassificato.

RICLASSIFICAZIONE BILANCIO

MENU: DATI – BILANCIO – GESTIONE BILANCIO RICL. Scegliere lo schema WK03 e quindi AGGIORNA DA pdc. Utilizzando il pulsante QUADRATURA verificare la quadratura dei saldi calcolati.

ELABORAZIONI TABELLE

MENU: DATI – BILANCIO - TABELLE Dopo aver effettuato AGGIORNA DA pdc del menù precedente, attendere l’aggiornamento automatico delle tabelle. Al termine dell'elaborazione il programma indica con una spunta le tabelle che sono state aggiornate per facilitare l'utente nel controllo dei dati influenzati dalle modifiche. Per ricalcolare una singola tabella utilizzare il tasto Aggiorna dopo aver impostato le opzioni di calcolo utilizzando l’apposto bottone. I valori automatici presenti nelle tabelle (celle con bordo Blu) che sono stati oggetto di variazione manuale da parte dell'utente (celle con sfondo Giallo), in caso di ricalcolo non vengono modificati. Viene sempre mantenuto il valore inserito dall'utente; se si desidera riportare il Valore di Bilancio aggiornato, è necessario posizionarsi sulla cella e cliccare su Recupera Importo.

GENERAZIONI DOCUMENTI

MENU: DATI – BILANCIO - DOCUMENTI

Generazione e rielaborazione di un documento Selezionare la scheda Documenti del periodo e spuntare (uno alla volta) il documento desiderato e scegliere GENERA. ATTENZIONE : Nel caso che, nella maschera successiva compaia il seguente messaggio “Attenzione non risultano compilati tutti i dati anagrafici dell’azienda bilancio. Il file XBRL potrebbe risultare incompleto”, scegliere NO , cliccare il bottone DATI ANAGRAFICI, inserire i dati mancanti e scegliere GENERA. Al termine della generazione del documento comparirà la maschera di validazione XBRL, cliccare il bottone APRI DOCUMENTO, si aprirà il documento in formato rtf . Apporre eventuali modifiche al documento e chiudere. Per cambiare le impostazioni di generazione dei documenti selezionare la scheda OPZIONI e impostare i parametri desiderati. La rielaborazione di un documento già generato comporterà la perdite di tutte le modifiche apportate al documento generato in precedenza.

VISUALIZZAZIONE DI UN DOCUMENTO

Se si desidera riaprire un documento già generato, senza rielaborarlo, selezionare il documento desiderato e scegliere APRI.

GENERAZIONI LIBRI INVENTARI

Selezionare la scheda Libro inventari, scegliere il tipo di collegamento desiderato ( pdc o schema di Riclassificazione ), l’eventuale schema di bilancio, il periodo e i parametri di elaborazione e scegliere GENERA. Si aprirà un documento in formato rtf. Apporre eventuali modifiche al documento e chiudere. La rielaborazione di un libro degli inventari già generato comporterà la perdite di tutte le modifiche apportate al libro generato in precedenza. Per visualizzare un libro inventari già generato, senza rielaboralo, scegliere APRI.

Attenzione :
Le Camere di commercio chiedono un’ulteriore frase di conformità in calce alla nota integrativa. Occorre verificare presso le varie Camere di Commercio la dicitura da inserire. Ad es. dal sito della Camera di Commercio di Avellino Per quanto riguarda la dichiarazione di conformità dei dati inseriti nel bilancio in formato XBRL si precisa quanto segue: a) se il prospetto contabile approvato dall’assemblea costituisce la “stampa” del file XBRL, colui che provvede al deposito del bilancio d’esercizio al Registro delle Imprese inserisce, in calce alla nota integrativa in formato PDF/A, la seguente dicitura: “il documento informatico in formato XBRL contenente lo stato patrimoniale e il conto economico è conforme ai corrispondenti documenti originali depositati presso la società”.

Backup

Backup a cura dell'utente

Per effettuare un salvataggio dei dati è necessario utilizzare il programma Backup di Windows con il quale è possibile effettuare una copia su disco rigido, su dischi floppy, su unità nastro o su un altro personal collegato in rete. E' possibile inoltre effettuare la copia degli archivi all'interno di una cartella temporanea attraverso la Gestione Risorse di Windows.
I dati risultano essere memorizzati all'interno della cartella \Bilancio\Dati (sul disco di installazione dei Componenti Server) e della cartella \Teseo (contenente i dati relativi alle anagrafiche e alle pratiche telematiche).

Backup Automatici

Gli archivi di Bilancio vengono automaticamente salvati all'interno della cartella di Backup. Il programma effettua una copia dei seguenti archivi:

  • Archivi Aziendali: al momento dell'apertura di un'azienda vengono salvati i database aziendali (ABxxxxx.mdb e ABModelliWK_xxxxx) e la cartella contenente i Modelli e i Documenti dell'azienda (Dati\Bilancio\xxxxx\Doc), compresi quelli in Lingua. Inoltre, se l'azienda risulta collegata ad un Gruppo Utente, viene salvato l'archivio del gruppo corrispondente (ABWKStandard_xxxxx.mdb).
  • Database Anagrafiche: all'apertura del programma viene eseguito automaticamente il salvataggio dei database contenenti tutte le anagrafiche gestite in bilancio (Aziende, Soci e Soggetti collegati, Intermediario) e le pratiche telematiche (Anatelbil.mdb e Prabil.mdb).

All'interno della funzione File/Parametri Ambiente l'utente Amministratore ha la possibilità di modificare alcuni parametri relativi alla funzione di Backup. E' possibile modificare:

  • Cartella di Backup: in automatico viene proposto il percorso di installazione dei componenti Server.
  • Numero di salvataggi: per ogni archivio viene effettuato il numero di salvataggi indicato in questa maschera. Completato il numero di copie previste, il programma inizia a sovrascrivere i vecchi backup.

Esportazione aziende

Attraverso la funzione Esportazione Aziende è possibile effettuare il salvataggio di una o più aziende gestite all'interno della procedura.
I dati esportati comprendono:

  • Dati anagrafici dell'azienda e di tutti i soggetti ad essa collegati (Titolare, Soci e Soggetti)
  • Archivio di Bilancio/Icad
  • Modelli dell'azienda e tutti i documenti generati
  • Gruppo Utente (se vengono esportate tutte le aziende del Gruppo).

E' possibile selezionare tutti gli archivi gestiti apponendo il flag su Seleziona tutto.
In alternativa è possibile selezionare singolarmente le aziende che si vogliono esportare. In questo caso, selezionando un’azienda collegata ad un Gruppo, il programma visualizza il seguente messaggio:L'azienda è collegata ad un GRUPPO. Vuoi esportare anche le altre aziende del GRUPPO?

Cliccando su SI l'azienda viene mantenuta collegata al Gruppo Utente e vengono esportate tutte le aziende appartenenti allo stesso Gruppo.

Cliccando su NO, l'azienda viene automaticamente scollegata dal Gruppo Utente ed esportata completa di tutti i dati precedentemente gestiti.

Una volta selezionate le aziende da esportare, proseguendo con “Avanti” viene visualizzata una schermata in cui viene richiesto il percorso di salvataggio dei files. Viene proposto in automatico il percorso C:\WKMobile; è possibile modificare manualmente il Path di destinazione o sfogliare i dischi e le cartelle disponibili (es. chiave USB).

Al termine dell’elaborazione il programma segnala se la procedura è andata a buon fine e crea un file di Log con l'elenco delle aziende esportate.
Si consiglia in ogni caso di cliccare sul bottone Visualizza file di Log per verificare l'esito dell'operazione eseguita sulle aziende esportate.

Nota Bene
Non vengono esportati i dati delle Pratiche Telematiche gestite all'interno del programma. Accedendo a Strumenti/Esportazione Aziende viene visualizzata una schermata che riepiloga l’elenco delle aziende gestite su quella installazione, con indicazione dell’eventuale Gruppo Utente collegato.

Importazione aziende

Attraverso la funzione Importazione Aziende è possibile effettuare l'acquisizione di archivi precedentemente esportati con la funzione Strumenti/Esportazione aziende. Tale operazione si rende utile nei seguenti casi:

  • ripristinare un archivio esistente precedentemente esportato su un'altra installazione e da lì modificato (es. su un portatile)
  • sovrascrivere un archivio esistente che risulta danneggiato o erroneamente modificato/cancellato
  • acquisire un nuovo archivio gestito in un diverso studio (o azienda).

Accedendo a Strumenti/Importazione aziende viene richiesto il percorso contenente il salvataggio delle aziende. Viene proposto in automatico il percorso C:\WKMobile; è possibile modificare manualmente il Path di destinazione o Sfogliare i dischi e le cartelle disponibili (es. Chiave Usb).
Proseguendo con “Avanti” viene proposto l’elenco delle aziende contenute nel salvataggio e viene data la possibilità di scegliere quali importare.

E' possibile selezionare tutti gli archivi gestiti apponendo il flag su Seleziona tutto. In alternativa è possibile selezionare singolarmente le aziende che si vogliono importare. In questo caso, selezionando un’azienda collegata ad un Gruppo, il programma visualizza il seguente messaggio:L'azienda è collegata ad un GRUPPO. Vuoi importare anche le altre aziende del GRUPPO?

Cliccando su NO, l'azienda viene automaticamente scollegata dal Gruppo Utente ed importata completa di tutti i dati precedentemente gestiti ed esportati.

Cliccando su SI l'azienda viene mantenuta collegata al Gruppo Utente e vengono importate tutte le aziende appartenenti allo stesso Gruppo.

In quest'ultimo caso, se tra gli archivi di destinazione è già presente un Gruppo Utente con lo stesso Codice, il programma verifica le aziende ad esso collegate; se contiene aziende differenti rispetto a quanto si sta importando, il programma chiede all'utente come procedere:

Cliccando su SI, vengono importate tutte le aziende del Gruppo Utente e viene sovrascritto l'archivio del Gruppo; le aziende che sull'archivio di destinazione risultavano collegate al Gruppo con lo stesso Codice, vengono automaticamente scollegate.

Cliccando su NO le aziende selezionate vengono importate complete di tutti i dati gestiti ed esportati ma vengono automaticamente scollegate dal Gruppo; il Gruppo Utente presente sull'archivio di destinazione, viene mantenuto invariato.
Al termine dell’elaborazione il programma segnala se la procedura è andata a buon fine e crea un file di Log con l'elenco delle aziende importate.

Si consiglia in ogni caso di cliccare sul bottone Visualizza file di Log per verificare l'esito dell'operazione eseguita sulle aziende importate e il Codice anagrafico con cui sono state ripristinate:

Nota Bene
L'importazione associa in automatico l’archivio alle anagrafiche già esistenti nell'archivio di destinazione, verificando la corrispondenza di Codice Fiscale e Partita Iva.
Se non si rileva alcuna anagrafica con lo stesso Codice Fiscale e Partita Iva, il programma provvede a creare la nuova anagrafica mantenendo, se possibile, il codice originale; se occupato da un'altra anagrafica ne assegna automaticamente uno libero.

INVIO BILANCIO

La prima maschera del Wizard richiede all’operatore di selezionare l’azione da compiere, tra le seguenti:

  • Creazione di una nuova pratica
  • Completamento/modifica di una pratica
  • Apertura di una pratica già scaricata (inviata via Telemaco o scaricata su floppy per la consegna telematica).
  • Cancellazione di una pratica

Creazione nuova pratica

Per nuova pratica viene proposta la maschera successiva per selezionare l'azienda titolare della pratica che si vuole generare.

Completamento/modifica di una pratica

Viene proposta una maschera di selezione della pratica da modificare.

E' possibile utilizzare questa funzione per apportare modifiche o completare pratiche non ancora scaricate, ad esempio per inserire un nuovo documento o modificare il firmatario della distinta.

In caso di variazione di dati dei documenti contenuti nel programma di bilancio, come ad esempio nella Nota Integrativa, è necessario invece ripetere la fase di Preparazione fascicolo prima di preparare la pratica.

Apertura di una pratica già scaricata Viene proposta una maschera di selezione delle pratiche già inviate via Telemaco o scaricate su floppy per la consegna telematica.

Al momento della riapertura viene assegnato un nuovo numero alla pratica ed è possibile procedere alle modifiche necessarie.

Cancellazione di un pratica

Viene proposta una maschera di selezione della pratica da cancellare.

Al momento della selezione della pratica da Eliminare viene richiesta Conferma:

Viene inoltre richiesto se eliminare anche i documenti allegati alla pratica.

In questo caso vengono eliminati completamente dall'archivio tutti i file relativi ai documenti e in fase di creazione di una nuova pratica non risulteranno i documenti importati in precedenza.

Sarà quindi possibile effettuare nuovamente tutta la procedura per la gestione della pratica telematica.

Nota Bene

Inizialmente viene attivata una maschera di presentazione che descrive le funzioni del wizard di creazione guidata pratiche. L'utente che non desidera che la maschera venga ripresentata nelle sessioni successive, dovrà selezionare “Non visualizzare più questo dialogo”.

Eventuale riferimento al protocollo

Il riferimento al protocollo permette di collegare la pratica corrente ad una pratica già avviata e protocollata presso il registro imprese.

Ad esempio, qualora fosse ritornata una pratica con esito negativo, poiché ci si era dimenticati di allegare il verbale di assemblea, al fine di non dovere ricominciare l’iter da capo ed avere priorità sulle altre pratiche, è possibile qui specificare quelli che sono i parametri di protocollo anno e numero di riferimento che ci sono stati comunicati nella pratica irregolare.

Nota Bene

In fase di creazione di una Nuova Pratica mai trasmessa, le informazioni non devono essere compilate.

Le informazioni richieste sono le seguenti:

Albo : puo' valere “AA” Albo Artigiani oppure “RI” Registro Imprese

Anno : è l'anno di protocollazione della pratica a cui si fa riferimento

Numero : è il numero di protocollo a cui si fa riferimento

Provincia: è la provincia CCIAA a cui fa riferimento il protocollo

Inserimento azienda e Intermediario

Se precedentemente è stata selezionata la Creazione di una nuova pratica, la maschera richiede all’operatore di indicare l’azienda per la quale si vuole iniziare una pratica di deposito bilancio e il relativo intermediario responsabile dell’invio.

Se è stata selezionata la Modifica/completamento di una pratica esistente, vengono proposte le informazioni precedentemente inserite per la pratica selezionata, permettendo all'operatore di variarle.

bilancio_5.jpg

Le informazioni richieste sono:

Azienda titolare della pratica: è l'azienda titolare della pratica di deposito bilancio che si sta generando/modificando. La lista contiene le aziende presenti nell' anagrafica. L’operatore deve selezionare dalla lista l'azienda per la quale desidera effettuare l’operazione di deposito bilancio.

Codice Fiscale/Partita Iva

Provincia CCIAA: obbligatorio

Numero Rea: obbligatorio

Forma giuridica dell'azienda: è la forma giuridica dell'azienda secondo la classificazione prevista per le CCIAA. Se tale informazione era stata precedentemente inserita nell'anagrafica dell'azienda che si sta gestendo, essa viene riportata in automatico, altrimenti è possibile selezionarla dal menù a discesa

Intermediario: l'intermediario è colui che si occupa di presentare la pratica di deposito bilancio per conto dell'azienda.

Le informazioni relative all'intermediario vanno preventivamente inserite nell' anagrafica tramite il menù File/Gestione anagrafiche, dal quale è possibile anche effettuare l'abbinamento azienda-intermediario. Se all’azienda selezionata per la generazione della pratica, è abbinato un intermediario, questi viene proposto e può essere variato.

Se tali informazioni erano state precedentemente inserite nell'anagrafica dell'azienda che si sta gestendo, vengono riportate in automatico dal programma.

Distinta e Bolli

In questa maschera l’operatore deve impostare le informazioni necessarie al fine del pagamento dei bolli virtuali.

Secondo quanto indicato nella schermata precedente come “Provincia CCIAA” e ai dati inseriti in Telematico/Configura telematico per quella provincia, il programma propone tutte le informazioni relative al pagamento del bollo.

I dati richiesti sono:

Camera di Commercio: E' la Camera di Commercio destinataria della pratica. E' comunque possibile inserire direttamente in questa maschera l'informazione richiesta selezionandola dal menù a discesa.

Modalità pagamento del bollo: E' la modalità di assolvimento del bollo. Viene proposta la modalità indicata tra i parametri di configurazione ' comunque possibile inserire direttamente in questa maschera l'informazione richiesta selezionandola dall'apposito bottone .

Estremi autorizzazione bollo virtuale: Sono gli estremi di autorizzazione del bollo virtuale per la Camera di Commercio destinataria della pratica.

Nel caso in cui si intenda apportare delle modifiche ai dati proposti, è possibile richiamare dall’apposita tabella gli “Estremi autorizzazione bollo virtuale”, o personalizzarli apponendo l’apposito flag Personalizzato.

Per quanto riguarda la Frase di conformità apposta in calce ai documenti durante la conversione degli stessi in formato Pdf, è possibile indicare:

Standard: in questo caso il programma riporterà “Il sottoscritto amministratore dichiara che il presente documento informatico e' conforme a quello trascritto e sottoscritto sui libri sociali della società”

Personalizzata: in questo caso viene proposta una videata in cui è possibile modificare la frase standard ed eventualmente aggiungere le informazioni relative a Cognome e Nome dell’amministratore (proposto in automatico se presente all’interno dell’anagrafica dell’azienda)

Standard con Nome e Cognome amministratore: viene proposta la videata di personalizzazione della frase di conformità compilata in automatico con la frase standard e l’indicazione dell’amministratore (da confermare con Avanti).

Nessuna: in questo caso in calce ai documenti non verrà riportata alcuna indicazione.

La maschera consente di selezionare il Tipo di Bilancio depositato, ad esempio “Bilancio Ordinario d'esercizio”, ed indicare se il bilancio è già stato importato (ad esempio attraverso la funzione Telematico/Preparazione fascicolo).

Se è stata effettuata correttamente la Preparazione del fascicolo, vengono automaticamente impostati dal programma i seguenti dati:

Anno Bilancio in base alla Data del documento

Tipo di Bilancio depositato

Il percorso e il nome del file importato.

Nel caso in cui non siano state effettuate acquisizioni per l'anno di Bilancio, è possibile annullare la gestione della pratica per effettuare correttamente la Preparazione fascicolo oppure effettuare contestualmente l'importazione del file contenente il bilancio da depositare da applicativi esterni a Bilancio.

In questo caso è necessario selezionare l'opzione “Esegui importazione del file contenente il Bilancio da applicativi Terze parti” per acquisire i documenti relativi a Prospetto Contabile e Nota Integrativa.

La maschera di importazione permette inoltre di selezionare:

Verranno depositati gli atti cartacei (Regime transitorio)

Deposito situazioni patrimoniali consorzi

Modulo S - Elenco dei soci e degi altri titolari di diritti su azioni o quote sociali.

Estremi del Bollo Virtuale

Su ogni documento soggetto a bollo vengono automaticamente inseriti gli estremi del bollo virtuale all’inizio della prima pagina del file, secondo questa formula:

“Dati per la trasmissione telematica: Imposta di bollo assolta in modo virtuale presso la Camera di Commercio di ………………………. Autorizzazione numero …………del ………………………. emessa da ……………………………”

In calce a ciascun documento, secondo quanto specificato nel Decreto Dirigenziale del 19 Marzo 2002 del Ministero delle Attività Produttive, viene apposta la frase di conformità indicata nella schermata Distinta e Bolli.

Nota Bene

Per una corretta conversione dei documenti in formato PDF é necessario che il testo originale non contenga caratteri non compresi nello standard PCL. I caratteri standard disponibili nel programma ed i caratteri standard di MSWord sono correttamente convertiti. Ma se l'utente ha installato driver di stampanti fornite dal produttore dell'hardware, potrebbero diventare disponibili tra gli altri, nuovi font non PCL, che non vengono convertiti correttamente.

Si consiglia di utilizzare nei propri documenti solo font standard (es. Times New Roman, Arial) e di verificare, aprendo il file con il tasto Anteprima, la corretta conversione in PDF.

Importazione File di Bilancio da terze parti All'interno del Wizard di Gestione Pratiche è data la possibilità di predisporre pratiche di bilancio contenenti documenti predisposti esternamente al programma, ad esempio file di Word o Excel.

In questa situazione, all'interno della schermata “Acquisizione file bilancio” è necessario indicare:

  • Tipo di bilancio depositato
  • Esegui importazione del file contenente il bilancio da applicativi terze parti.

Viene quindi richiesta la modalità con la quale si desidera allegare i documenti relativi a Bilancio e Nota Integrativa:

Procedere poi come segue a secondo dei casi:

1. Prospetto Contabile in formato XBRL + Nota Integrativa

Scegliendo questa tipologia viene richiesto di indicare in Pathname file xbrl il percorso e il nome del file da prelevare. Il file può avere formato .XBRL oppure P7M/ M7M (documenti firmati con Dike).

in Pathname Nota Integrativa è possibile acquisire file in formato TXT, RTF, DOC, XLS.

2. Prospetto Contabile in formato XBRL + Prospetto Contabile e Nota Integrativa (generazione di un unico file Pdf)

Dopo aver scelto che si vuole generare Prospetto contabile e Nota Integrativa in unico file Pdf, viene richiesto se l'importazione avviene da file distinti o da un unico file.

In Pathname file xbrl indicare il percorso e il nome del file da prelevare. Il file può avere formato .XBRL oppure P7M/ M7M (documenti firmati con Dike).

Se Prospetto Contabile e Nota integrativa vengono acquisisti in file distinti, nel Pathname è possibile acquisire file in formato TXT, RTF, DOC, XLS.

Se Prospetto Contabile e Nota integrativa vengono già acquisisti in unico file In Pathname è possibile acquisire file in formato PDF, P7M, M7M (documenti firmati con Dike), TIF (documenti acquisiti da scanner), TXT, RTF, DOC, XLS.

Cliccando su Avanti, per i documenti in formato TXT, RTF, DOC o XLS viene effettuata la conversione nel formato richiesto (PDF/A), proponendo al termine dell'operazione il nome del file convertito.

Cliccando sul tasto PDF/A è possibile convertire un allegato già in formato Pdf che non presenta le caratteristiche di Pdf/A, in tale formato, obbligatorio per l'invio.

Successivamente completare le informazioni richieste separatamente per Prospetto Contabile e Nota Integrativa:

3. Prospetto Contabile in formato XBRL + Prospetto Contabile e Nota Integrativa in file distinti (due distinti file Pdf)

Dopo aver scelto che si vuole generare Prospetto contabile e Nota Integrativa in file Pdf distinti, viene richiesto di indicare in Pathname file xbrl il percorso e il nome del file da prelevare. Il file può avere formato .XBRL oppure P7M/ M7M (documenti firmati con Dike).

Per Prospetto Contabile e Nota integrativa nel Pathname è possibile acquisire file in formato TXT, RTF, DOC, XLS.

Elenco Soci

La maschera richiede all’operatore di indicare se viene effettuato il deposito dell’elenco soci.

E' possibile scegliere tra:

  • Compilazione Quadri Modulo S: L’utilizzo di tale scelta permette la selezione dei quadri da compilare per la presentazione dell’elenco soci.
  • 508 Conferma Elenco Soci SPA Precedente: L’utilizzo di tale scelta conferma l’elenco soci precedentemente depositato.
  • Deposito Elenco Soci non Richiesto: L’elenco soci non sarà riportato in visura.

Nella distinta in base alla selezione effettuata sarà riportato il relativo codice atto:

  • 508 Comunicazione Elenco Soci;
  • 508 Conferma Elenco soci;

In caso di deposito dell'Elenco Soci viene richiesto di selezionare quali quadri del modello si desidera compilare.

Le informazioni vengono prelevate automaticamente dallo schedario, in base a quanto compilato in Gestione Anagrafiche.

Generalità: informazioni relative al Capitale Sociale e alla sua composizione (Azioni/Quote)

B/Estremi Atto

Elenco Soci: riporta l'elenco dei soci alla data di Approvazione del bilancio con l'indicazione delle Quote/Azioni possedute da ciascuno di essi. I dati devono essere stati compilati all'interno della scheda Azioni/Quote nell'anagrafica dell'azienda.

Indicazione analitica Variazioni: riporta le annotazioni effettuate nel libro dei soci nel periodo che intercorre tra la data di approvazione del bilancio appena chiuso e quella di approvazione del bilancio dell'esercizio precedente. Le date di riferimento devono essere compilate all'interno della scheda Capitale Sociale; le informazioni relative alle annotazioni devono essere compilate all'interno della scheda Variazioni.

Soci entrati e usciti: la sezione relativa ai Soci Entrati e Usciti deve essere compilata solamente nei casi previsti dalla normativa.

Gruppi societari: la sezione deve essere compilata solamente nei casi previsti dalla normativa. le informazioni devono essere inserite all'interno della scheda Gruppi dell'azienda.

Nota Bene

I dati relativi al Modulo S vengono riportati e visualizzati all'interno dell'apposita sezione del file Distinta Fedra. E' quindi necessario procedere alla stampa di tale modello per verificarne la corretta compilazione.

Allegati alla pratica

Il flusso guidato procede con l'indicazione dei singoli documenti allegati alla pratica di deposito del Bilancio.

Le informazioni previste per ciascun allegato sono le seguenti:

Tipo documento: il combo contiene l'elenco delle tipologie previste. Cliccando sul tasto PDF/A è possibile convertire un allegato già in formato Pdf che non presenta le caratteristiche di Pdf/A, in tale formato, obbligatorio per l'invio. Gli allegati inseriti nella pratica in formato Rtf, Doc, ecc. vengono già convertiti in automatico in Pdf/A e quindi non è richiesta alcuna elaborazione aggiuntiva.

Nome file: nome del file allegato. I bottoni “Visualizza” e “Cerca” permettono rispettivamente di visualizzare l'allegato e di cercare il file tra i documenti connessi al sistema

Tipo atto: tipo di atto che contraddistingue il documento, selezionabile dal combo che contiene le tipologie di atto previste

Descrizione Atto: non obbligatorio

Data documento

Pagina iniziale: numero di pagina, riferito al file allegato, dal quale ha inizio il documento corrente. E' normalmente = 1, tranne nel caso del documento nota integrativa per il quale il file è risultante dall'accoppiamento di prospetto contabile e nota integrativa in un unico file. La prima pagina della nota integrativa sarà in questo caso quella successiva rispetto all'ultima pagina del prospetto contabile.

Pagina finale: numero di pagina finale per il documento corrente, riferito al file allegato. E' normalmente uguale al numero ultimo di pagina del documento stesso (ad eccezione del prospetto contabile, dove l'unione con la nota integrativa in un unico file.

Flag documento completo di firme o che non necessita di essere firmato: il flag indica che il documento è già stato firmato da tutti i soggetti per i quali è stata prevista l'apposizione di firma (per esempio, se si acquisisce da scanner un documento per i quali è apposta firma grafica) o che non necessita di essere firmato (es. se si allega il documento di identità di un soggetto che ha apposto firma grafica).

Se non selezionato procedendo con la gestione della pratica viene richiesto di indicare il soggetto Firmatario.

Bilancio (unione Prospetto Contabile e Nota Integrativa)

I documenti già importati in precedenza attraverso la Preparazione Fascicolo o l'Importazione da terze parti, vengono riproposti in sequenza dal programma; il primo documento è il Bilancio, composto da Prospetto Contabile (allegato 2) e Nota Integrativa (allegato 3).

Il file relativo al Bilancio viene proposto nel formato richiesto per il deposito (Pdf) e attraverso l'icona Visualizza è possibile visualizzare il file con Acrobat Reader per verificare la corretta conversione del testo e delle tabelle.

In caso di utilizzo di Adobe Reader 9 è possibile visualizzare se il file è in formato Pdf/A:

I dati relativi a Tipo Atto, Data Documento e Pagina Iniziale/Finale vengono proposti in automatico dal programma ma possono essere modificati dall'utente.

Se il file allegato non è ancora stato firmato digitalmente, il flag “Documento completo di firme o che non necessita di essere firmato” non risulta selezionato; procedendo nella gestione della pratica viene richiesto all'utente di indicare il Soggetto firmatario del Bilancio.

Per gli allegati Prospetto Contabile e Nota Integrativa (componenti del Bilancio) è richiesta l'indicazione delle Pagine che lo compongono (Iniziale e Finale) e automaticamente viene indicato che non è necessario apporre alcuna firma in quanto verrà firmato il documento Bilancio.

Verbale di Assemblea

Se si appone il Flag a Il verbale assembleare prevede ripartizione degli utili, si indica che il verbale assemblea di approvazione del bilancio prevede ripartizione degli utili.

La maschera successiva permette di inserire le seguenti informazioni:

Sede Ufficio Entrate: E' la sede dell'Ufficio Entrate presso cui è stato registrato il Verbale assembleare (registrazione prevista per verbali che preveda ripartizione degli utili).

Data Registrazione: E' la data di registrazione del Verbale assembleare (registrazione prevista per verbali che preveda ripartizione degli utili).

Nr Registrazione: E' il numero di registrazione del Verbale assembleare (registrazione prevista per verbali che preveda ripartizione degli utili).

In calce al verbale viene pertanto aggiunta la dicitura seguente, che sostituisce quella standard:

“Il sottoscritto amministratore dichiara che il presente documento informatico è conforme a quello trascritto e sottoscritto sui libri sociali della società e che ne è stata effettuata la registrazione presso l’Ufficio delle Entrate di …. in data ….. al numero …” (dove al posto dei puntini devono essere chiaramente inseriti i dati imputati).

Elenco Allegati alla Pratica

In questa maschera vengono elencati tutti gli allegati già inseriti con indicazione dello stato della firma del documento.

La maschera presenta i seguenti bottoni:

Modifica: permette di variare tutte le informazioni precedentemente inserite per l'allegato selezionato

Elimina: permette di eliminare interamente l'allegato selezionato (ad esclusione del Bilancio in quanto documento obbligatorio)

Aggiungi: con questo tasto è possibile inserire un Nuovo Allegato alla pratica. Nel caso in cui la pratica venga presentata dal Procuratore Speciale, utilizzando tale funzione è possibile allegare il Modello Procura e il Documento d'identità.

Visualizza: viene visualizzato il documento selezionato (con Acrobat Reader o con Dike in base alla situazione delle firme)

Firme Dike: per i documenti già firmati (con formato P7M o M7M) viene effettuato un controllo sul documento e viene visualizzato l'elenco dei firmatari che hanno realmente apposto la firma con Dike.

Firmatari Documenti

La maschera permette di inserire le informazioni relative ad un nuovo firmatario e/o di modificare le informazioni relative ad un firmatario precedentemente inserito.

Sono previste le seguenti informazioni:

Nome e Cognome: cliccando sul bottone è possibile richiamare la maschera contenente i soggetti collegati all'azienda, e inserire un Nuovo Soggetto cliccando sul tasto Nuovo Firmatario.

Qualifica : E' la qualifica del soggetto che appone la firma. Non è un dato obbligatorio in quanto non richiesto dalla normativa; risulta utile per identificare il soggetto firmatario.

Modo firma: Puo' essere valorizzato con la dicitura “DIGITALE” o “GRAFICA” (autografa)

Estremi documento d'identità: solo nel caso in cui venga apposta la firma grafica, dovranno essere indicati gli estremi del documento di identità del firmatario. Nel caso di firma grafica, dovrà essere inoltre inserito tra gli allegati della pratica, anche il documento di identità del soggetto firmatario. Se compilati gli estremi documento di identità, è possibile caricare contestualmente il file (acquisito con lo scanner) relativo al documento (normalmente in formato .TIF). In questo caso il documento acquisito relativo al documento di identità dovrà essere aggiunto tra gli allegati della pratica.

Smartcard: se dalla Gestione smartcard sono state inserite le informazioni relative, in questo campo viene automaticamente apposto il flag e visualizzata la data di scadenza della smartcard del soggetto interessato.

Flag firma apposta: se selezionato, indica che il soggetto ha già apposto la propria firma al documento corrente

Flag Email inviata: se selezionato, indica che il documento è stato inviato per e-mail al soggetto firmatario che, in altra sede, provvederà a firmare il documento stesso.

Per il firmatario selezionato è inoltre possibile:

Apponi firma: cliccando su questo tasto viene automaticamente attivato Dike o qualsiasi altro software di firma impostato in Configura Telematico e richiesta la Password della smart card del soggetto

Email per firma: se il documento non può essere firmato presso l'ufficio, è possibile, cliccando su questo tasto, spedire il file Pdf direttamente al firmatario. Il programma crea un nuovo messaggio di posta con allegato il documento da firmare (viene proposto l'indirizzo e-mail eventualmente inserito nell'anagrafica del soggetto) e viene valorizzato il flag “fuori per firma”, per tenere traccia dello stato del file. Successivamente si dovrà riacquisire il documento dovutamente firmato (P7M o M7M) reinviato a sua volta dal firmatario (vedi Firma Documenti).

Se non si desidera apporre contestualmente la firma digitale è possibile procedere con la gestione della pratica cliccando sul bottone Avanti; la pratica risulterà incompleta e potrà essere completata in un secondo momento.

Maschera di presentazione Elenco Firmatari

Dopo aver indicato il Firmatario del documento viene proposta la seguente maschera che presenta l'elenco dei firmatari.

Se il documento deve essere firmato da un ulteriore soggetto è necessario cliccare sul bottone Aggiungi. Per i documenti successivi al Bilancio viene riproposto lo stesso firmatario con indicazione dello stato “Da firmare” e cliccando sul bottone Apponi firma è possibile attivare Dike per firmare il documento.

Sono presenti i seguenti bottoni:

Modifica: permette di variare le informazioni del firmatario selezionato

Elimina: permette di eliminare il firmatario selezionato

Modifica Stato: permette di cambiare lo stato del documento da Firmato a Non Firmato o viceversa.

Apponi firma: cliccando su questo tasto viene automaticamente attivato Dike o qualsiasi altro software di firma impostato in Configura Telematico e richiesta la Password della smart card del soggetto

Aggiungi: per inserire un nuovo firmatario.

Riassunto allegati alla pratica

La maschera propone il Bilancio e gli altri allegati con indicazione della Data di riferimento.

Tali informazioni vengono riportate nella Distinta (Visura a quadri) e sul modello B.

Le informazioni richieste sono relative al <Tipo bilancio> in cui viene proposto in base a quanto impostato in sede di acquisizione file bilancio, e la relativa Data.

Per gli altri documenti del fascicolo che risultano essere allegati è necessario verificarne la Data di riferimento:

  • Verbale approvazione bilancio: Flag proposto in automatico in quanto obbligatorio provvedere alla compilazione della Data (Novità prevista in Fedra 6.5). Nella generazione della pratica nell’utilizzo delle scelte “Verranno depositati gli atti cartacei (Regime Transitorio)” e “Deposito Situazione Patrimoniale Consorzi” e per tutte le tipologie di consorzi il Flag non sarà valorizzato in automatico.
  • Relazione sulla Gestione
  • Relazione sul collegio sindacale
  • Relazione certificazione bilancio
  • Rendiconto patrimonio dedicato
  • Prospetto bilancio controllante
  • Distribuzione Utili ai soci
  • Mancato rispetto limite 70% Imp. sociali
  • Altro documento (compilare la descrizione relativa all’atto)
  • Indicazione formato XBRL : Si ricorda che nella compilazione della pratica vengono effettuati dei controlli sulla presenza del file XBRL. Per i bilanci il cui esercizio si è chiuso prima del 16/02/2009 valorizza in automatico la scelta “Altro soggetto non obbligato”. Per i bilanci il cui esercizio si è chiuso dopo il 16/02/2009 valorizza in automatico la scelta “Soggetto obbligato”.

Note libere

L'inserimento delle Note Libere corrisponde nella pratica all'inserimento del Modello XX, allegato del modello B. L'utente può utilizzare questo Modello per comunicare alla CCIAA dati e notizie obbligatori ma non compresi nei modelli previsti dalla pratica.

La maschera permette all'utente di inserire note libere per una lunghezza massima di 10.000 caratteri.

Per questo campo è abilitato (da tasto destro) il menu’ Taglia – Copia – Incolla per permettere rispettivamente la cancellazione di una porzione di testo, la copia di una porzione di testo, l’incollamento di una porzione di testo.

Nel caso in cui la pratica venga presentata e depositata dal Professionista Abilitato, cliccando sul bottone Dati Intermediario viene riportato in automatico quanto inserito all'interno dell'anagrafica, nella cartella Az. Collegate.

Gestione Note

Cliccando sul tasto Gestione Note sono presenti frasi standard che possono essere richiamate dall’utente. E’ sufficiente cliccare all’interno della descrizione, che verrà così riportata nell’anteprima sottostante (Note). Cliccando su Esci viene quindi riportata nel modello note XX oppure utilizzare il doppio click del mouse direttamente sulla descrizione selezionata.

Sono presenti le seguenti funzioni:

Cerca: permette di ricercare nell’archivio un determinato testo/parola

Inserimento: permette di inserire delle nuove Note personalizzate

Modifica: permette di modificare una nota già presente in archivio

Rimuovi: permette di eliminare una nota.

In caso di Inserimento/Modifica di una nota, salvare i dati cliccando su Memorizza oppure Annullare l’inserimento.

Atti in distinta e B/Estremi atto per Modulo S

La maschera riporta l'elenco degli Atti da depositare, informazioni da riportare nella relativa sezione della prima pagina della Distinta Fedra.

Al caricamento della maschera in automatico viene presentato l'elenco degli atti depositati, predisposto sulla base delle informazioni deducibili dai modelli precedentemente compilati, permettendo comunque all'utente di Eliminare o Aggiungere atti.

La maschera presenta i seguenti bottoni:

Aggiungi: viene abilitato l’inserimento dei dati Codice atto e Descrizione altri atti e cliccando su Conferma, il nuovo atto viene aggiunto all'elenco.

Elimina: dopo conferma da parte dell'operatore viene eliminato l'atto precedentemente selezionato dall'elenco.

Estremi Atto per Modulo S

Il riquadro Estremi Atto deve essere utilizzato per gli atti 508, 520 e per le comunicazioni analitiche di variazioni, ad esempio per la variazione del domicilio del titolare o del rappresentante comune. In tal caso il campo codice forma atto deve essere valorizzato con il codice C = COMUNICAZIONE e nel campo “Data Atto” inserire la data della comunicazione

Nella maschera sono richieste le seguenti informazioni:

  • Il codice della forma é quello relativo all’atto, selezionare il codice dall’elenco proposto.
  • La data dell’atto (es. la data di stipulazione o di autentica delle sottoscrizioni, o dell’ultima sottoscrizione in ordine cronologico).
  • Il numero di repertorio assegnato all’atto (il notaio rogante/autenticante, il relativo codice fiscale e la sede notarile verranno desunti dal certificato di firma digitale).
  • La data e il numero di registrazione e il codice ufficio dell’Agenzia delle Entrate (come da tabella corrispondente)
  • La presenza di Statuto o di Patti Sociali Integrali in allegato alla pratica

L’obbligatorietà dei campi dipende dal Codice Forma selezionato.

Presentazione distinta

In questa maschera l’operatore imposta le informazioni relative al soggetto che presenta la distinta.

In questa sede viene presentato automaticamente il soggetto inserito in anagrafica come Legale rappresentante dell'impresa.

In corrispondenza di Cognome e Nome è possibile modificare quanto proposto cliccando sul bottone; è possibile richiamare l'elenco dei soggetti collegati all'azienda per la selezione o l'inserimento di un Nuovo Soggetto cliccando sul tasto Nuovo Firmatario.

Nel campo In qualità di è possibile richiamare la tipologia corretta direttamente dall'elenco oppure digitare direttamente nel campo di inserimento.

Tipologia Firme Distinta

Procedendo con la gestione della pratica viene richiesto di indicare la tipologia di firme che verranno apposte sulla Distinta ed eventualmente selezionare se si desidera eleggere il domicilio speciale presso il soggetto che effettua l'invio.

Inserimento firmatari Distinta

In questa maschera l'utente deve indicare i soggetti tenuti a firmare la Distinta Fedra.

In automatico il programma propone come soggetti firmatari del modello:

l'Intermediario responsabile dell'invio

i dati del soggetto che presenta la Distinta.

La maschera presenta i seguenti bottoni:

Aggiungi: viene proposta la maschera di inserimento di un nuovo firmatario

Modifica: viene proposta la variazione delle informazioni del firmatario selezionato dalla lista

Elimina: viene proposta l'eliminazione del firmatario selezionato dalla lista.

Cliccando su Avanti viene generato il documento relativo alla Distinta Fedra e viene proposta la maschera di richiesta della successiva operazione.

Nel campo “Modello Distinta” viene proposto il percorso e il nome del file relativo alla Distinta Fedra con la possibilità di:

Visualizzare il documento con Acrobat Reader o con Dike in base alla situazione delle firme

Cliccando sull'icona Dike e verificare, per i documenti già firmati (con formato P7M o M7M), l'elenco dei firmatari che hanno realmente apposto la firma con Dike.

Cliccando sul tasto PDF/A è possibile convertire un allegato già in formato Pdf che non presenta le caratteristiche di Pdf/A, in tale formato, obbligatorio per l'invio (solo se è stata allegata una Distinta creata esternamente in formato Pdf).

Le operazioni che possono essere eseguite sono le seguenti:

Apporre le firme digitali previste: se selezionato viene automaticamente richiamato Dike per l'apposizione delle firme sul documento.

Sostituire il modello distinta: in caso di apposizione di firme grafiche sul modello, è necessario importare e sostituire il modello generato dal programma con il modello acquisito da scanner.

Inviare via Email il modello: viene richiesto di indicare i dati relativi all'e-mail del soggetto firmatario della Distinta. Successivamente il documento firmato dovrà essere riacquisito nel programma e sostituito a quello presente.

Procedere con la generazione della pratica: si passa alla schermata successiva senza eseguire alcuna operazione. Se la pratica risulterà incompleta per l'assenza delle firme sulla Distinta, si dovrà procedere successivamente al suo completamento

Scarico Pratica

L'ultima maschera del Wizard di gestione delle pratiche permette di selezionare la tipologia di deposito che verrà eseguita per la pratica preparata scegliendo tra:

Supporto Magnetico

Invio con Telemaco.

Se la pratica risulta essere completa in tutte le parti e tutti i documenti risultano firmati da tutti i soggetti indicati, viene eseguita la memorizzazione delle informazioni e lo scarico della stessa nella modalità selezionata.

Se la pratica risulta incompleta viene effettuata la memorizzazione di tutti i dati inseriti e successivamente sarà possibile richiamarla per il completamento oppure firmata dalla funzione Firma Documenti.

Nota Bene

Se si è selezionato di effettuare l'invio tramite Telemaco al termine dell'elaborazione viene effettuato il collegamento al Sito Infocamere per l'invio delle pratiche in base a quanto indicato in Telematico/Configura Telematico.

Per effettuare lo scarico della pratica da presentare alla CCIAA su Supporto Magnetico è richiesto che il dischetto sia formattato e vuoto. E' possibile effettuare, prima dello scaricamento, la pulizia del floppy in uso.

Si ricorda che ciascun floppy disk deve contenere una sola pratica telematica.

 
ipsoa/invio_bilancio.txt · Ultima modifica: 09/06/2010 10:26 da admin     Torna su
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